Información general
Los autores que presenten sus propuestas deben estar registrados como participantes y asistir al IX Congreso.
Las propuestas presentadas deben ser originales y no haber sido presentadas en otro congreso anterior al IX Congreso. Sin embargo, a juicio del Comité Científico se podrán aceptar, excepcionalmente, comunicaciones ya presentadas o publicadas si su relevancia lo justifica. Será responsabilidad del autor principal declarar la condición en este aspecto de los contenidos de su resumen.
En el resumen no debe aparecer ningún tipo de información sobre los autores o las instituciones participantes. No se admitirán aquellas propuestas en las que en el texto del resumen se puedan identificar autores o instituciones.
Un autor podrá enviar hasta dos propuestas, eligiendo entre conferencia libre oral o póster, pero si ambas son conferencias libres orales, solo se aceptará una de ellas. Además, podrá figurar como coautor en tantas propuestas como desee.
Los resúmenes de las propuestas deben ser presentadas en castellano o inglés (si es idioma nativo).
Las comunicaciones no deben anunciar o promocionar productos o intereses corporativos.
Los autores de las propuestas aceptadas deberán realizar una declaración de conflicto de intereses (relación financiera con la industria, competencia académica, productos o técnicas descritas en el estudio, etc.) tanto en el caso de que lo hubiera como que no.
La dirección de correo electrónico del autor principal será la que empleará la organización del Congreso para mantenerse en contacto.
La aceptación de una propuesta de comunicación o poster no exime a sus autores de las cuotas de inscripción al IX Congreso, sin embargo, al autor se le otorgará un descuento sobre el total del registro al Congreso:
- Autor principal de una conferencia libre: 20% de descuento sobre la cuota de inscripción al Congreso.
- Autor principal de comunicación en póster: 10% de descuento sobre la cuota de inscripción al Congreso.
El descuento no será acumulable a otros descuentos.
Normas para la redacción de los resúmenes
Los resúmenes de las propuestas para comunicaciones libres o pósteres deberán seguir el formato establecido. Aquellas que no cumplan las normas descritas podrán ser rechazadas por el Comité Científico.
El plazo para el envío de los resúmenes se abrirá el día 10 de marzo de 2025.
Las propuestas deben incluirse en las siguientes categorías:
- Trabajos de investigación;
- Casos clínicos;
- Técnicas de diagnóstico;
- Procedimientos terapéuticos;
- Conferencias bibliográficas.
Estructura del resumen según la categoría
Trabajos de investigación:
- Antecedentes y objetivos.
- Material y métodos.
- Resultados.
- Conclusiones y discusión.
- Bibliografía (no debe incluirse en el resumen pero de obligada aparición en la presentación).
Casos clínicos:
- Anamnesis.
- Datos clínicos y diagnóstico.
- Tratamiento.
Técnicas de diagnóstico o procedimientos terapéuticos:
- Descripción del procedimiento y sus aplicaciones.
- Características que las hacen innovadoras o de interés.
Conferencias bibliográficas:
- Tema claro y concreto.
- Descripción.
- Bibliografía (no debe incluirse en el resumen pero de obligada aparición en la presentación).
Formato de elaboración del resumen
El resumen será redactado para su presentación en formato PDF o Word. Su extensión estará limitada a 250 palabras y se usará el tipo de letra Arial en tamaño 12.
En el resumen no debe aparecer ningún tipo de información sobre los autores o las instituciones participantes. No se admitirán aquellas propuestas en las que en el texto del resumen se puedan identificar autores o instituciones.
Presentación del resumen
Los resúmenes de las propuestas se enviarán cubriendo el formulario web que se encuentra en el enlace más abajo.
En el formulario web se deberán cubrir los siguientes apartados:
- Datos de contacto del autor principal;
- Formato de la propuesta: conferencia libre o poster;
- Título: limitado a 20 palabras;
- Resumen: se adjuntará en el apartado creado para ello en formato PDF o Word.
Plazos
El plazo para el envío de resúmenes de comunicaciones libres y en póster se abre el 10 de marzo de 2025.
Los resúmenes para comunicaciones deberán ser enviados antes de la fecha límite, fijada el día 28 de abril de 2025.
El 19 de mayo de 2025 se notificará la aceptación o no aceptación de las propuestas. Las resoluciones podrán ser las siguientes:
Aceptación de la propuesta.
- No aceptación de la propuesta.
- Aceptación condicionada a realizar correcciones de errores detectados por el Comité Científico.
- Sugerencia de convertir la comunicación libre a formato póster.
En caso de que la resolución sea la aceptación condicionada a correcciones, o la sugerencia de convertir la comunicación libre a formato póster, el autor tendrá un plazo máximo de 15 días para responder a esta notificación.
La fecha límite para la entrega de documentos definitivos de comunicaciones libres y en póster está fijada para el 10 de septiembre de 2025.
Proceso de selección
Los criterios a tener en cuenta a la hora de evaluar y seleccionar las propuestas se tendrán en cuenta las siguientes cualidades:
- Calidad científica y clínica.
- Interés para los asistentes al congreso.
- Tipo de tema.
El proceso de selección ha sido diseñado con el fin de ser riguroso y neutral.
En un primer momento, tres evaluadores leerán, puntuarán y harán comentarios y sugerencias sobre cada resumen, garantizando una triple opinión experta sobre cada una de las propuestas.
Tras esta primera fase, cada propuesta habrá sido evaluada cuantitativa y cualitativamente hasta un máximo de 3 veces.
Con estos datos, el Comité Científico realizará una cuarta criba definitiva basándose en su propio criterio y el de los tres evaluadores previos.
Con este sistema se garantiza una cuádruple revisión de cada resumen.
Es de gran importancia señalar que todo el proceso es anónimo, ni los evaluadores ni los miembros del Comité Científico tienen acceso a los datos de los autores.
Información sobre conferencias libres y pósteres
Información sobre las conferencias libres:
Las conferencias se presentarán ante el pleno del Congreso y deberán tener una duración de 20 minutos.
La portada de la presentación será proporcionada por SIODERV, para que todas las ponencias mantengan la estética del Congreso. Tras ella, en la primera diapositiva, debe aparecer explícitamente si existe o no conflicto de intereses. Y si es así, deberá ser explicado en detalle. No serán aceptadas definitivamente aquellas conferencias que no cumplan esta condición.
A fin de evitar el enfoque comercial de las conferencias libres, queda prohibido el uso de logotipos de empresas en las presentaciones de las conferencias.
Solamente en caso de acontecimientos repentinos e imprevistos, el autor podrá delegar en otro coautor la exposición durante el IX Congreso, previa comunicación por escrito al Comité Científico y la correspondiente autorización.
Durante la conferencia libre, el ponente deberá ajustarse al contenido aceptado por el Comité Científico. De exponer un tema diferente a lo propuesto inicialmente, la dirección del Congreso tendrá pleno derecho a parar la conferencia y a llevar a cabo las sanciones oportunas de cara a futuros congresos.
El autor principal se responsabiliza de todas las declaraciones hechas en su trabajo, tanto por él como por los coautores.
El documento digital con la presentación de la conferencia se enviará en formato editable, para facilitar su traducción.
Una vez aprobada la propuesta, se solicitará a los autores material audiovisual relacionado con su trabajo para su inclusión en los soportes de difusión del Congreso.
Además, en las semanas previas al evento, es posible que se les pida grabar un breve vídeo destinado a redes sociales, con el objetivo de dar visibilidad a su conferencia y contribuir a la promoción del Congreso. Este contenido servirá para generar interés entre los asistentes, acercar la temática de la presentación al público y potenciar la interacción antes del evento.
Se facilitarán indicaciones para la grabación, asegurando que el mensaje sea claro, atractivo y alineado con la comunicación del Congreso.
Durante el congreso, se tomarán fotos y videos de las conferencias libres, y se solicitará a los autores participar en una entrevista.
Información sobre los pósteres:
El autor principal es el responsable del contenido. Cualquier cambio en la versión final en relación con el resumen presentado y el diseño final aprobado por el Comité Científico podrá dar lugar a la no exposición del póster.
Los pósteres serán expuestos en un espacio destacado dentro de la sede del Congreso, ya sea en formato impreso o digital, dependiendo de la modalidad que determine la organización.
En caso de optar por la impresión, la organización se encargará de su producción e instalación en la zona de exposición antes de la apertura del Congreso. Si se presentan en formato digital, los pósteres serán proyectados en una video wall en un área habilitada para su visualización.
Además, cada autor dispondrá de un slot específico en el hall del Congreso para presentar su póster y atender preguntas de los asistentes. Los detalles sobre el formato definitivo, horarios y logística de exposición serán comunicados a los autores con la debida antelación.
El autor podrá distribuir versiones de su póster en tamaño DIN A4 o similar entre congresistas que visiten la zona de pósteres del Congreso.
Una vez aprobada la propuesta, se solicitará a los autores material audiovisual relacionado con su trabajo para su inclusión en los soportes de difusión del Congreso.
Además, en las semanas previas al evento, es posible que se les pida grabar un breve vídeo destinado a redes sociales, con el objetivo de dar visibilidad a su póster y contribuir a la promoción del Congreso. Este contenido servirá para generar interés entre los asistentes, acercar la temática de la presentación al público y potenciar la interacción antes del evento.
Se facilitarán indicaciones para la grabación, asegurando que el mensaje sea claro, atractivo y alineado con la comunicación del Congreso.
Durante el congreso, se tomarán fotos y videos de las conferencias libres, y se solicitará a los autores participar en una entrevista.
Premios
Para seguir promoviendo la participación, el aprendizaje continuo y el crecimiento de nuestra profesión, SIODERV otorgará dos premios en reconocimiento a las mejores contribuciones científicas del Congreso:
- Mejor conferencia libre: El autor/a recibirá una inscripción gratuita para el próximo Congreso de SIODERV.
- Mejor póster: El autor/a será premiado con un 50% de descuento en la inscripción al próximo Congreso de SIODERV.
La selección de los trabajos ganadores será determinada por votación de los asistentes al Congreso.
